Este artigo é destinado a clientes do SimplesVet que tenham perfil de Gestor da Clínica ou Administrador do sistema.
A função Análise de Estoque veio para facilitar a sua gestão de estoque, fazendo todos os cálculos necessários de forma automática. Ela classifica, automaticamente e em tempo real, cada um dos seus produtos, lhe ajudando a tomar as atitudes necessárias em cada cenário. Isso te dá mais poder para gerir o seu estoque e segurança para fazer compras mais assertivas.
Para esta tela realizar os cálculos automáticos, é necessário configurar os parâmetros e ficar atento a algumas ações importantes que se conectam com esta função.
Neste artigo, você entenderá quais são as boas práticas que precisa adotar para a função Análise de estoque te entregar dados reais.
Faça o inventário do seu estoque, de forma que o SimplesVet seja o espelho do estoque físico.
Como fazer isso acontecer?
Caso ainda não tenha feito o inventário da sua loja, recomendamos que faça. No inventário você vai contar os seus produtos e atualizar as quantidades no sistema. O SimplesVet possui uma ferramenta específica para inventários que te ajuda muito nesse processo pois, além de funcionar no computador, oferece uma ótima experiência no celular. Com o celular em mãos, você consegue ler os códigos de barras dos produtos com a câmera e atualizar as quantidades.
Por que fazer isso é importante?
Mantendo o estoque certinho, a função de Análise de estoque irá sugerir a quantidade correta que você precisa repor de cada produto. Além disso, te informará também quais produtos estão em excesso no seu estoque. Se seu estoque estiver errado, a função de Análise de estoque te mostrará dados incorretos e você pode acabar tomando decisões erradas.
Inative os produtos que não vende mais
Como fazer isso acontecer?
Pela própria tela de Análise de estoque você consegue identificar os produtos que não vende mais. Normalmente eles estão enquadrados na situação "Parados" e muito provavelmente estejam com estoque zerado.
Se identificar que não vende mais esses produtos em sua loja, recomendamos que sejam inativados. Ahhh, não se preocupe com o histórico de venda, compra e consumo interno deste produto inativado pois o registro é preservado. Ele apenas deixará de ficar disponível para novos registros.
Fique tranquilo pois, caso você volte a trabalhar com algum desses produtos no futuro, poderá restaurá-los.
Por que fazer isso é importante?
Os produtos arquivados não aparecem na função de Análise de estoque como "Parados", deixando a visão muito mais limpa e te ajudando a identificar facilmente os produtos que realmente não estão tendo saídas na sua loja.
Lance suas compras quando elas chegam
Como fazer isso acontecer?
Toda vez que você realizar a compra de produtos e eles chegarem na sua loja é preciso dar entrada no sistema. Essa entrada deve ser feita através do menu Estoque e serviços > Compras ou através da tela Estoque e serviços > Pedido de compra, caso tenha formalizado o pedido no sistema. Você pode importar o XML enviado pelo seu fornecedor ou inserir manualmente.
Por que fazer isso é importante?
Imagine que os produtos chegaram na sua loja mas você não deu entrada neles. O que acontece nesse caso? Os produtos estão fisicamente lá mas no sistema a quantidade ainda está desatualizada, gerando análises incorretas na função de Análise de estoque.
Não dar entrada na compra também pode gerar problemas no momento da venda, pois o produto pode estar fisicamente lá, mas quando o atendente vai registrar a saída no ponto de venda, o sistema avisa que não há estoque, gerando uma situação desconfortável com o seu cliente.
Registre o consumo interno e a venda de todos os produtos
Como fazer isso acontecer?
A função de Análise de estoque se baseia nas saídas realizadas através das vendas e também por consumo interno para fazer uma série de cálculos automáticos, por isso precisam ser registradas.
As saídas por vendas são realizadas pelo "Ponto de venda". Elas devem acontecer sempre que você vender produtos para os seus clientes.
As saídas por consumo interno são realizadas através da tela "Outras saídas de estoque" e devem ocorrer sempre que você destinar produtos que serão consumidos internamente para os locais onde serão utilizados, como "Banho e tosa", "Consultórios", etc.
Por que fazer isso é importante?
Registrando essas saídas corretamente, a função de Análise de estoque conseguirá calcular automaticamente, para cada produto, o estoque mínimo e máximo, quantidade sugerida de compra, previsão em estoque, média mensal, etc.
Se as saídas não forem registradas, o sistema não tem como saber a frequência com que cada produto sai do seu estoque e te mostrará informações equivocadas, prejudicando as suas análises e as tomadas de decisão.
Verifique se seus produtos estão controlando o estoque
Na configuração do produto existe uma opção para "Não controlar estoque" mas é importante que ela não esteja ativada quando você quer ter uma gestão de estoque assertiva.
Verifique quais de seus produtos estão com essa opção e altere para passar a controlar. Para isso, gere o relatório de cadastro de produtos para identificar quais itens estão com a opção Controla estoque "não" para que possa alterá-los.
Por que fazer isso é importante?
Produtos que não controlam estoque não aparecem na função de Análise de estoque, por isso você perderá totalmente o controle sobre o que está acontecendo com eles. Não saberá se precisam de reposição, se estão em excesso no estoque, etc.
Isso pode ser um grande problema pois, você pode estar com produtos em excesso (empatando seu capital de giro), podem faltar a seus clientes ou à clínica (caso sejam usados internamente), etc.
Situações você pode encontrar ao acessar a tela de Análise de estoque
Perceber que o estoque de alguns produtos está errado
Como corrigir?
Pela própria tela de Análise de estoque você consegue identificar os produtos que estão com o estoque errado. Como você já terá feito o inventário, serão alguns casos pontuais e você conseguirá fazer o ajuste de estoque facilmente pela própria tela de análise de estoque.
Para realizar este ajuste, acesse a análise de cada produto, clique em um deles. Por exemplo, o Acepran gotas.
Você verá esta tela:
No lado direito da tela, temos Estoque e validade. Clique nele e indique qual é o estoque atual correto.
Por que fazer isso é importante?
Mantendo o estoque certinho, a função de Análise de estoque irá sugerir a quantidade correta que você precisa repor de cada produto. Além disso, te informará também quais produtos estão em excesso no seu estoque.
Se seu estoque estiver errado, a função de Análise de estoque te mostrará dados incorretos e você pode acabar tomando decisões erradas.
Ter produtos com estoque negativo
Por que isso acontece e o que fazer?
Esse cenário acontece quando você configura o sistema para permitir vender produtos sem estoque.
É muito importante que esses estoques negativos sejam corrigidos e você pode fazer isso através da própria tela de Análise de estoque.
Para realizar este ajuste, acesse a análise de cada produto, clique em um deles. Por exemplo, o Acepran gotas.
Você verá esta tela:
No lado direito da tela, temos Estoque e validade. Clique nele e indique qual é o estoque atual correto.
Por que corrigir esses estoques é importante?
Quando o estoque está negativo, a tela de Análise de estoque irá te sugerir a compra levando em consideração que o estoque está zerado, mas perceba no exemplo abaixo o impacto que isso pode causar:
Imagine que o estoque de um determinado produto é de -44 unidades. O sistema considera que está zerado e sugere comprar 7 unidades. Se você comprar as 7 unidades que foram recomendadas e der entrada na nota, o estoque vai para -37 unidades.
Perceba que o sistema vai sugerir novamente a compra de mais 7 unidades, pois ele considera que o estoque está zerado, mas na verdade está negativo. Se você comprar novamente as 7 unidades sugeridas e der entrada na nota, o estoque vai para -30
Depois de saber disso tudo, que tal barrar a venda de produtos sem estoque? Isso traz muito mais controle e assertividade nas análises.
Estoque mínimo, máximo ou ponto de pedido incorreto
Por que isso acontece e o que fazer?
Este cenário pode ocorrer quando as boas práticas de rotina citadas no inicio deste conteúdo não estão sendo adotadas e/ou quando a configuração dos parâmetros da Análise de estoque não estão reais.
Para corrigir, criamos um excelente conteúdo! Vale a pena conhecer.
Muito bom! Agora você já sabe quais ações se conectam com a função Análise de estoque e quais são as boas práticas necessárias para possibilitar que esta função gere dados assertivos.
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