A tela Análise de Estoque, disponível em Estoque e Serviços > Análise de Estoque, analisa o estoque da sua empresa para trazer orientações preciosas para sua gestão: com ela, você recebe indicações sobre o momento certo de realizar uma compra, entende quando um produto está com estoque excedente, identifica itens com estoque ideal e muito mais.

Neste artigo, você irá entender como a Análise de Estoque realiza esses cálculos, gerando informações para sua Clínica Veterinária ou Petshop.

Caso deseje acompanhar os detalhes dos cálculos automáticos basta acessar mais ações da visualização do produto, na tela de Análise de Estoque.

Para calcular o estoque ideal de cada produto e, com isso, orientar você no momento certo de realizar a reposição, a Análise de Estoque utiliza dois grandes critérios:

Com as variáveis definidas, Análise de estoque realiza cálculos automáticos para orientar a sua gestão de estoque.

Entenda cada detalhe analisado pela funcionalidade ao longo do texto!

As variáveis da empresa são:

1. Frequência de compra

Frequência de compra nada mais é do que o intervalo padrão entre cada compra que você faz.

Exemplo: José costuma fazer compras toda semana, sendo assim, a frequência de compra dele é de 7 dias.


E como a frequência de compra impacta seu estoque?


Se você fizer compras com um intervalo muito grande (mensal ou trimestral, por exemplo), será necessário comprometer um valor alto para repor o seu estoque e isso pode significar dinheiro parado que você poderia estar investindo em outra coisa.

Se capital de giro for um problema e você não puder comprometer um valor alto para compras grandes, aumentar a frequência de compra (semanal por exemplo) pode ser uma boa opção. Dessa forma, você compromete o capital mínimo necessário e mantém seu estoque sempre alimentado.

Se capital de giro não for uma dificuldade e você desejar ter menos trabalho operacional, comprar com intervalos maiores pode ser uma opção interessante. Você também pode fazer compras maiores se quiser aproveitar uma promoção do seu fornecedor e tiver capital para isso ou tiver certeza que o produto vai girar antes do vencimento das parcelas.

2. Tempo para orçar e fazer o pedido

Esse é o tempo que a pessoa responsável pelas compras leva para concluir a análise do que precisa comprar e disparar o pedido de compra para o fornecedor.

Exemplo: Antes de fazer o pedido, Joaquim precisa de dois dias para fazer uma contagem dos produtos e solicitar orçamento para dois fornecedores, mais 1 dia para receber resposta e analisar os orçamentos. Só depois desses 3 dias, ele dispara o pedido para o melhor fornecedor. Sendo assim, o tempo que Joaquim leva para orçar e fazer o pedido é de 3 dias.

E como o tempo para orçar e fazer o pedido impacta sua empresa?


Quanto mais tempo a pessoa precisa para concluir um pedido de compra, maior será a quantidade de produtos que precisará comprar, pois precisará considerar esse tempo para que o produto não falte.

Com um processo e um sistema que permitem que seus pedidos sejam feitos em poucas horas (porque você confia no estoque e confia na demanda de venda/consumo) seus pedidos serão mais simples, mais rápidos e menores.

3. Tempo médio de entrega

Esse é o tempo médio que os seus fornecedores costumam levar para entregar o produto após você fazer o pedido.

Exemplo: Quando Joaquim faz o pedido, seus fornecedores normalmente demoram apenas 1 dia para entregar os produtos na sua loja. Sendo assim, o tempo médio de entrega dos seus fornecedores é de 1 dia.

Se sua loja está localizada em uma região metropolitana ou com boa logística, é comum haver distribuidores locais ou prazos de entrega bem curtos para grande parte dos seus fornecedores.

Informar um tempo médio dos fornecedores simplifica sua vida, pois o sistema vai aplicar este tempo como padrão e você não precisará configurar para cada fornecedor. Fique tranquilo, pois caso exista um fornecedor com um prazo de entrega muito diferente, você conseguirá configurar.

4. Tempo total de reposição


O tempo total de reposição é simplesmente o somatório do tempo para orçar e fazer o pedido com o tempo de entrega.

Exemplo: se o funcionário demora 3 dias para orçar e fazer o pedido e o fornecedor demora 1 dia para entregar, o tempo total de reposição é de 4 dias.

Note que a sua eficiência no processo de orçamento e realização do pedido pode ser o diferencial na eficácia de todo o processo. Se você consegue analisar o estoque e realizar os pedidos em poucas horas, o tempo total de reposição vai ser igual ao tempo de entrega.

As variáveis do fornecedor são:

1. Tempo de entrega do fornecedor

É o tempo médio de reposição dos fornecedores.

O tempo de entrega é muito importante para que consigamos calcular de forma assertiva a quantidade de produtos que você precisa comprar. Quanto maior o tempo médio de entrega dos fornecedores, maior será a quantidade de produtos que você precisará adquirir para evitar faltas no estoque, até que o próximo pedido seja feito.

A partir da compreensão dessas variáveis, Análise de Estoque realiza cálculos automáticos para gerar estratégias para sua gestão de estoque. Entenda quais são eles:

Cálculos automáticos

Com base nas variáveis da empresa e no comportamento de venda/consumo dos produtos, iremos calcular automaticamente uma série de informações que te ajudarão a fazer compras mais assertivas e ter uma melhor gestão do seu estoque.

1. Consumo médio mensal

Calcularemos o consumo médio mensal de um produto somando as vendas às saídas por consumo interno que foram realizadas nos últimos 90 dias.

Exemplo: nos últimos 90 dias, foram vendidas 80 unidades do produto "Acepran Gotas" e usadas internamente 10 unidades, totalizando 90 unidades. Sendo assim, o consumo médio mensal será de 90 unidades, que dividido por 90 dias (3 meses), dá um consumo médio de 30 unidades por mês.

Por que é importante saber o consumo médio mensal?


Sabendo o consumo médio mensal, conseguimos chegar ao consumo médio diário do produto, que é fundamental para calcular o estoque mínimo, estoque máximo, ponto de reposição e quantidade ideal que precisa ser comprada (ou que está excedente).

Quanto mais um produto é vendido, maior será a quantidade que você precisará adquirir para que ele não falte na sua prateleira. O contrário também é verdade: quanto menos você vende, menos você precisará comprar, e a ideia é que a gente traga todas essas informações automaticamente para você, tornando o pedido de compra muito mais assertivo.

Pontos importantes:


- Não trataremos sazonalidade nesse momento, pois acreditamos que as movimentações realizadas nos últimos 90 dias são um recorte coerente para a realidade dos nossos clientes.

- Caso o consumo médio mensal seja um número não inteiro, arredondaremos para cima, seguindo boas práticas de estoque.


Exemplo: se o cálculo do consumo médio mensal resultar em 29,2 produtos, arredondaremos para 30. Essa regra é utilizada em todos os cálculos que envolvem produtos.

2. Estoque mínimo


É a quantidade mínima que deve constar de um determinado produto em seu estoque. Ter um produto com estoque no mínimo indica que você precisa urgentemente comprá-lo se não quiser que ele falte em sua prateleira.

O estoque mínimo é calculado com base no consumo médio diário (que é o consumo médio mensal dividido por 30) multiplicado pelo tempo médio de entrega dos fornecedores.

Exemplo: se o consumo de "Acepran" é de 1 unidade por dia e o tempo médio de entrega é de 3 dias, o seu estoque mínimo para este produto é de 3 unidades.

E por que a informação do estoque mínimo é importante?


É importante pois pode alertar sobre quais produtos já estão na iminência de terminar (ponto de ruptura) e que se você não repor logo pode faltar na prateleira. A gente sabe: se um cliente não encontra um produto, ele irá procurar em outro lugar e corre o risco de não voltar mais. Isso significa perda nas vendas e perda de clientes.

3. Ponto para pedido


Quando o produto chega no ponto de pedido, o sistema passa a sugerir a sua compra.

Ele é calculado da seguinte maneira:
(consumo médio diário x tempo total de reposição) + Estoque mínimo

Exemplo:
Consumo médio diário de "Acepran": 1 un
Tempo total de reposição: 3 dias
Estoque de mínimo: 3 unidades

(1 x 3) + 3 = 6

Sendo assim, quando o estoque estiver com 6 unidades de "Acepran" você já deve disparar o pedido de compra. Dessa forma, você garante que sempre haverá disponibilidade deste produto para o cliente.

Por que o ponto de pedido é importante?

Saber o ponto de pedido é fundamental para que você reponha o estoque dos produtos no momento certo, sem o risco de ele faltar na prateleira.

Com o SimplesVet calculando isso de forma automática, você nunca mais ficará perdido sobre o que realmente precisa ser comprado na hora de fazer os pedidos.

Por que não utilizar estoque mínimo para disparar pedidos?

Utilizar o estoque mínimo não é recomendado, pois podem ocorrer situações adversas que atrasem a reposição e, consequentemente, você ficará sem o produto na prateleira.

Por isso, é importante que você dispare o pedido com base no "ponto de pedido" uma vez que essas situações adversas já são consideradas no cálculo.

4. Quantidade sugerida de compra

É a quantidade a ser comprada para que você reponha o seu estoque até o ponto ideal. Este cálculo leva em conta todas as variáveis anteriores, para evitar que você compre em excesso ou a menos que o necessário.

Esse cálculo é um pouco mais extenso, pois envolve tanto as variáveis da empresa (ex: tempo médio de entrega, frequência de compra) quanto o seu comportamento de venda e consumo.

A fórmula é a seguinte:


[Consumo médio diário x (frequência de compra + tempo médio de entrega)] – (estoque atual – estoque mínimo)

Levando em consideração os números utilizados nos exemplos anteriores, teríamos:

Consumo médio diário de "Acepran": 1 (un)
Frequência de compra: 7 (dias)
Tempo médio de entrega: 1 (dia)
Estoque mínimo: 3 (un)
Estoque atual: 6 (un)

[1 x (7 + 1)] - (6 - 3) = 5

Logo, 5 é a quantidade sugerida de compra.

Por que a quantidade sugerida é importante?


Pois ela garante que você compre exatamente a quantidade que precisa, não corra risco de desabastecimento e nem fique com acúmulo de produtos por ter comprado além do necessário.

Você terá mais controle sobre os pedidos. Exemplo: se um vendedor te recomenda a compra de 200 unidades de um produto mas o sistema te sugere comprar apenas 100, você sabe de imediato que ficará com um acúmulo de 100 unidades sem necessidade. Isso significa dinheiro parado e risco de esses produtos perderem a validade caso tenham um giro baixo.

5. Duração do lote de reposição

É a quantidade de dias que o pedido precisa durar para manter o estoque mínimo até o próximo pedido.

A fórmula é a seguinte:

Frequência de compra + Tempo de entrega

Exemplo: se a frequência de compra de "Acepran" é de 7 dias e o tempo de entrega do fornecedor é de 3 dias, a duração do lote de reposição será de 10 dias.

Por que a duração do lote de reposição é importante?

Com essa informação, você consegue manter mais controle sobre a quantidade de itens disponíveis no seu estoque antes da chegada do próximo pedido. Isso traz mais segurança para a sua empresa, enquanto você aguarda para receber suas compras.

6. Lote de reposição

Estimativa de consumo do produto para manter o estoque de mínimo até o próximo pedido.

A fórmula é a seguinte:

(Consumo médio diário * Duração do lote de reposição)

Exemplo: se o consumo médio diário de "Acepran" é de 1 unidade e a duração do lote de reposição é de 10 dias, o lote de reposição será composto por 10 unidades do produto.

Por que o lote de reposição é importante?

Ao calcular o seu lote de reposição, a Análise de Estoque traz mais clareza sobre a quantidade de itens necessários para seu estoque mínimo. Essa informação será baseada no seu consumo médio diário e na duração do lote, o que garante assertividade nos números.

7. Estoque máximo (ou Estoque ideal)


É a quantidade ideal de um produto em seu estoque.

O estoque ideal é o somatório do estoque mínimo com o lote de reposição.

Exemplo: se o estoque mínimo de "Acepran" é de 3 unidades e o lote de reposição é de 10 unidades, seu estoque ideal é de 13 unidades.

Por que a informação do estoque ideal te ajuda?

Essa informação te dá mais tranquilidade, pois você sabe que os produtos com estoque ideal não precisam ser comprados no momento e nem necessitam de ações emergenciais para que eles tenham saída. Esse é um indicativo de que você está gerindo bem o seu estoque.

8. Duração do estoque (ou Cobertura do estoque)

É a estimativa de quantos dias você ainda tem de um produto em seu estoque até que ele termine.

A cobertura do estoque é calculada com base na quantidade atual do estoque dividida pelo consumo médio diário.

Exemplo: se o estoque atual de Acepran é de 6 unidades e o consumo médio diário é de 1 unidade, significa que a cobertura desse produto no estoque é de 6 dias. (6/1 = 6)

Por que saber a cobertura do estoque?

Essa informação pode te ajudar a decidir se irá comprar um não um determinado produto. Exemplo: se quando for fazer a compra você perceber que ele tem estoque suficiente para 45 dias, talvez escolha não comprá-lo por agora, pois estaria gastando dinheiro sem necessidade.

Perceba que, quanto maior a duração do estoque, mais o seu capital de giro está empatado, por isso é recomendado trabalhar com uma duração de estoque menor: entre 15 e 20 dias, por exemplo.

Exemplo: Vamos supor que você fez uma compra e já pagou ao seu fornecedor, porém, a duração do seu estoque é de 45 dias. Isso significa que você só vai receber o valor investido muito tempo depois. Isso prejudica a saúde de seu capital de giro. Por isso, a ideia é trabalhar com duração de estoque menor.

Lembre-se que um produto parado por muito tempo no estoque, além de empatar capital, pode ocasionar perdas por validade vencida, espaço de armazenagem comprometido e mais preocupação com as condições do local em que estão armazenados os produtos. Se o local não for propício, você pode ter perda de produtos (devido a mofo por excesso de umidade, por exemplo).

O objetivo da funcionalidade Análise de Estoque é reunir todos os dados importantes sobre o estoque dos seus produtos para lhe ajudar a tomar decisões de compra mais assertivas. Com isso, a sua empresa mantém um estoque saudável e tem sempre disponíveis os itens que mais importam - além de definir estratégias ideais para dar saída aos produtos que, por algum motivo, não venderam como o esperado.

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você!

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