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Como fazer pedidos de compra com o SimplesVet?
Como fazer pedidos de compra com o SimplesVet?

Saiba como centralizar e otimizar o seu processo de compras com o SimplesVet

Suzana Sales avatar
Escrito por Suzana Sales
Atualizado há mais de uma semana

Recurso disponível somente para o plano Clínica e Hospital.

Este artigo é direcionado a Gestores ou Administradores do sistema e, nele, vamos te explicar como usar a funcionalidade, bem como trazer orientações a respeito do uso desta tela.

A funcionalidade Pedido de Compra foi pensada para facilitar ainda mais o dia a dia do seu negócio. Através dela, você poderá centralizar todo o processo de compras da sua empresa de forma fácil e prática.

A tela Pedido de Compra está disponível em Estoque e Serviços > Pedido de Compra.

Como adicionar pedidos de compra

#1. Acesse a tela

O primeiro passo é acessar o menu Estoque e Serviços > Pedido de Compra, que está disponível no menu lateral. Ao acessar a tela, você deve clicar no botão "+" no canto superior direito da tela para adicionar um novo Pedido de Compra.

#2. Selecione o fornecedor

Ao clicar no ícone "+", o sistema abrirá uma tela onde será possível selecionar um fornecedor presente no seu banco de dados. Escolha a opção desejada e clique em avançar.

Se o fornecedor ainda não estiver cadastrado no SimplesVet, você poderá realizar o cadastro de forma fácil nessa mesma tela.

#3. Busque os produtos

Ao avançar para a tela seguinte, clique no botão Adicionar produtos.

Caso você utilize a funcionalidade de Análise de Estoque, contará com a inteligência desta função: sugestão para momento ideal de compra e na hora de selecionar o item o sistema te mostrará uma série de informações a respeito dos produtos.

⚠ Importante: se o produto que você deseja não estiver na lista será necessário fazer o cadastro do produto antes no menu Estoque e serviços > Produtos e serviços.

Para você entender um pouco mais sobre as possibilidades desta tela, vou te apresentar as informações detalhadamente a seguir:

  • Barra de busca - Busque o produto pelo nome, código ou código de barras no banco de dados do sistema.

  • Sugestão de compra - Neste campo, visualize produtos em situação de reposição, a lista de produtos sugeridos é baseada nas compras sugeridas. Ao visualizar o produto, você também terá acesso às informações adicionais de estoque atual e quantidade sugerida para compra.

  • Outros produtos do fornecedor - Visualize uma lista com outros produtos, deste fornecedor, que se encontram nas demais situações (em "Excesso", "Parado" ou "Adequado") juntamente com as informações de quantidade presente no estoque atual e estimativa de duração deste estoque.

  • Todos os produtos - Por fim, visualize nesta tela todos os produtos em estoque (não apenas os do fornecedor que você escolheu) com a quantidade atual e a estimativa de duração.

#4. Selecione o produto

Clique em cima do produto desejado e o sistema lhe mostrará a seguinte tela:

No primeiro momento você verá informações importantes extraídas da funcionalidade Análise de Estoque (caso já tenha configurado este recurso). Se o produto estiver cadastrado no sistema há 90 dias ou mais (produtos novos não entram nesse fluxo), terá as seguintes informações:

  • Estoque atual

  • Média mensal

  • Estoque ideal

  • Duração estimada

  • Sugestão de compra

  • Situação

Depois de ter um panorama geral através das informações do produto fornecidas pelo SimplesVet, você poderá fazer o seu pedido de compra.

Para isso, preencha as seguintes informações:

  • Quantidade que deseja comprar - aqui, você poderá informar a quantidade de produtos que deseja comprar. Ao inserir a quantidade de produtos nós te ajudaremos fornecendo um texto abaixo desse campo com o período estimado para duração dessa quantidade de produtos. Além disso, caso adicione uma quantidade acima do sugerido, um alerta será exibido sinalizando que você está comprando produtos a mais que o sugerido.

  • Unidade de medida - Este campo refere-se a unidade de medida cadastrada no produto, por isso, considere a unidade de medida usada no cadastro do item para definir a quantidade que está comprando com o seu fornecedor.
    Caso você venda itens fracionados, no momento da entrada da compra é que você fará esta ação.

  • Custo - Neste campo você irá inserir o preço acordado com o fornecedor no momento do orçamento e sinalizar se este é o custo unitário ou total.
    Em cenário de brinde, bonificação e afins recomendamos que insira a quantidade e o custo total do item comprado.

A inserção do custo não vai interferir no preço cadastrado no SimplesVet, pois serve apenas para o pedido de compra. Quando der entrada na nota de compra os preços serão considerados para o controle de custo.

Por último, você irá visualizar o custo total ou unitário que será calculado automaticamente pelo SimplesVet.

Pronto! Agora o seu pedido de compra já está cadastrado e é hora de passar para a próxima etapa.

#5. Confira os produtos

A etapa de conferência do pedido é um momento muito importante. Por isso, é necessário que você tenha muita atenção.

Confira os produtos e estando tudo certo, clique em Avançar para passar a próxima etapa.

#6. Preencha os dados de frete e descontos

Nessa tela, você poderá preencher os dados referentes à entrega dos produtos. Neste momento, insira a data prevista para entrega, valor do frete acordado com o fornecedor e o valor do desconto, se houver.

Agora que você já inseriu todas as informações referentes ao produto, inseriu dados sobre o frete, possíveis descontos e conferiu tudo. É hora de inserir as informações de pagamento. Clique no botão Avançar para chegar à próxima etapa.

#7. Preencha os dados de pagamento

Na última etapa da formalização do Pedido de Compra, você irá preencher os dados de pagamento do pedido cadastrado.

⚠ ️ Para que isso seja possível, as formas de pagamento devem estar habilitadas para compra. Saiba mais.

É possível preencher:

  • Forma de pagamento - Neste campo você poderá escolher a forma de pagamento desejada;

  • Conta - Selecione a conta que deseja usar para efetuar este pagamento.

  • Parcelas - Caso o pagamento seja parcelado, escolha a quantidade de parcelas acordadas com o fornecedor. Neste momento, aparecerão campos em branco para que possa definir em cada parcela a data de vencimento, valor da parcela e, alguma observação, se houver.

Ao salvar, criaremos um lançamento no módulo financeiro com o status de Previsão na descrição.

Quando a nota de compra for importada atualizaremos o lançamento com os dados de compra e a descrição contará com as informações da compra, exemplo: Compra 679 - SimplesVet de 14/06/2021.

#8. Visualize o Pedido de Compra

Ao fazer o cadastro das informações que devem compor o pedido de compra e clicar em salvar, você poderá visualizar um resumo do seu pedido. Nesta tela, os pedidos serão exibidos juntamente com seus respectivos status:

  • Aguardando entrega: os pedidos com datas dentro do prazo estipulado para entrega e, sem dar baixa, aparecerão dentro da tela com este status.

  • Entrega atrasada: já os pedidos que, por algum motivo não foram entregues dentro do prazo ou compras que não foram cadastrados no sistema, aparecerão com o status de entrega atrasada.

#9. Adicione um produto direto no Pedido de compra

Se ao visualizar o pedido de compra que ainda não foi entregue você sentir a necessidade de adicionar algum outro produto, você pode realizar essa ação diretamente dentro do Pedido de Compra registrado.

Para isso, clique em cima do Pedido de Compra desejado e, logo em seguida, clique no link Adicionar produtos ao pedido.

Como dar entrada em uma compra por meio da funcionalidade pedido de compra

Você pode dar entrada nos produtos por meio do Pedido de Compra. Para isso, acesse o menu Estoques e Serviços > Pedido de Compra, selecione o pedido desejado, logo depois visualize o pedido escolhido e clique no botão Dar entrada da compra:

Para que isso seja possível, o seu perfil precisa ter acesso a opção inclusão de compra.

Ao clicar no botão Dar entrada da compra, você verá uma tela com duas opções:

  • Importar o XML da nota

  • Cadastrar a nota manualmente

Logo em seguida, escolha como você quer dar entrada nesta compra: Importe o XML da nota ou Cadastre a nota manualmente.

Também é importante dizer que, se um pedido de compra foi processado e depois você constatou um erro no pedido, mesmo que a compra seja excluída, o sistema não muda o status do pedido de compra.

Em casos de um pedido com erro, recomendamos que realize um novo.

Como importar XML da Nota

Se você escolher importar o XML da nota, o sistema abrirá automaticamente uma janela do seu computador ou celular para que você possa selecionar o arquivo XML.

Dentro dessa modalidade, há alguns alertas para te auxiliar a adicionar o arquivo certo. Portanto, o sistema exibirá alguns alertas, se:

  • Você seleciona um arquivo incompatível e diferente da extensão ".xml".

  • Houve divergências entre o CNPJ inserido no sistema e o que consta no XML.

Após selecionar o arquivo correto, você será redirecionado para a Tela de Compras onde você poderá dar continuidade à entrada da compra.

Já no menu Estoques e Serviços > Compras, haverá um botão que te possibilitará "visualizar o pedido de compra".

Ao clicar nessa opção, você poderá exibir o pedido em PDF, o que facilitará o processo de conferência de produtos.

Como cadastrar uma compra manualmente

Para realizar o cadastro manual de uma compra, clique no item "Cadastrar a nota manualmente" na tela da funcionalidade Pedido de Compra presente no menu Estoque e serviços > Pedido de Compra.

Você será redirecionado para a tela de compras, onde poderá dar continuidade ao processo de cadastro manualmente.

Mais ações do menu

Além de todas as funções, o menu Pedido de Compras também te permite realizar mais algumas ações que serão apresentadas abaixo:

  • Imprimir ou exportar - Dentro do menu Pedido de compras você consegue imprimir ou exportar um determinado Pedido com apenas alguns cliques.

  • Configurar listagem - Personalize a forma como você visualiza a lista de Pedidos de Compra.

  • Filtrar - Localize pedidos de compra com mais facilidade com a ajuda dos filtros.

  • Arquivar - Arquive Pedidos de compra que não estão sendo utilizados pela empresa.

  • Histórico de alterações - Consulte o histórico de alterações em um determinado pedido.

  • Excluir - Exclua pedidos que, por ventura, não foram continuados.

A seguir vou te explicar como realizar cada uma dessas ações.

Como imprimir ou exportar através do celular

Se você tiver acessando o SimplesVet por meio do celular, você pode imprimir ou exportar a lista de pedidos de compra, com facilidade, acessando o menu Estoque e serviços > Pedido de compra e logo em seguida clicar nos três pontinhos.

Ao clicar nos três pontinhos localizados na tela inicial da funcionalidade, o sistema te mostrará uma tela com dois botões. Aqui, você deve clicar no botão Imprimir ou exportar. Ao escolher essa opção você poderá imprimir ou exportar relatórios dos seus pedidos de compra.

Ao clicar no botão Imprimir ou exportar, o sistema te mostrará uma tela onde você deverá escolher como você deseja gerar o seu relatório: em PDF ou em planilha.

Se o que você deseja é imprimir o relatório, escolha gerar os seus dados em PDF. Logo em seguida, o sistema te apresentará um botão onde você deve clicar para baixar o relatório em PDF.

Agora, se o que você deseja é exportar um relatório dos Pedidos de compra, escolha gerar os dados em Planilha.

Ao clicar em Planilhas, você poderá escolher o formato que deseja exibir: Excel ou Google Planilhas. Aí basta selecionar o formato da sua preferência e o sistema baixará a sua planilha automaticamente.

Agora, se você quiser imprimir apenas um pedido de compra em específico, basta clicar em cima do pedido desejado. E, dentro dele, clicar no botão Imprimir pedido.

Como imprimir ou exportar Pedidos de compra pelo computador

Se você estiver acessando o SimplesVet pelo computador, conseguirá imprimir ou exportar a lista de Pedidos de compra de um jeito suuuper simples.

Para isso, basta acessar o menu Estoque e serviços > Pedido de compra e, logo em seguida, clicar no ícone de impressora localizado no canto superior direito da tela.

Ao clicar no ícone de impressora roxo, o sistema te mostrará uma tela, onde você deverá escolher como deseja gerar o seu relatório.

Caso você queira gerar um relatório em PDF, basta clicar sobre a opção e o sistema automaticamente irá gerar um relatório em PDF que você poderá baixar no seu dispositivo ou imprimir clicando no ícone de impressora.

Desta forma, você poderá: guardar uma versão física, salvar um resumo dos pedidos em um arquivo online ou enviar para o fornecedor via email.

Como configurar listagem pelo celular

Se você tiver acessando o SimplesVet pelo celular, você poderá personalizar a forma como visualiza a lista de Pedidos de compra. Para isso, acesse o menu Estoque e serviços > Pedido de compra e, logo em seguida, acesse os três pontinhos localizados no canto superior da tela.

Logo em seguida o sistema te mostrará uma aba com dois botões e, neste momento, você deverá escolher a opção Configurar listagem. Clicando neste botão, você poderá configurar a listagem da aba de pedidos Em andamento e Processados de forma separada.

Ao optar por exibir a configuração de listagem da aba Em andamento esses são os seguintes itens que você poderá exibir ou ocultar na listagem: Pedido, Data, Fornecedor, Valor, Usuário, Previsão de entrega, Status e Forma de pagamento.

Já ao optar pela aba Processados, você poderá configurar os seguintes itens : Pedido, Data, Fornecedor, Valor, Usuário, Previsão de entrega, Entrega, Número da nota, Status e Forma de pagamento.

Como configurar listagem pelo computador

Se você estiver acessando o SimplesVet pelo computador, você poderá configurar a listagem de forma fácil. Para isso, basta clicar nos três pontinhos localizados no canto superior direito da tela.

Logo em seguida, o sistema abrirá uma tela com o botão Configurar listagem. Clique nele.

Como filtrar a lista de Pedidos de compra

Além de ter a opção de visualizar a lista de Pedidos de forma personalizada, você também pode aplicar filtros diretos para visualizar pedidos. Para isso, acesse a funcionalidade Pedido de compras no menu Estoque e serviços > Pedido de compras e clique no ícone de filtro na tela inicial.

Logo em seguida, o sistema irá direcioná-lo a tela seguinte, onde você poderá filtrar por: Status, Fornecedor, Pedido, Data do pedido e valor.

Caso deseje, você pode abrir mais opções de filtro, clique na opção e poderá visualizar outras opções além das que foram apresentadas anteriormente.

Como consultar o histórico de alterações

Ao consultar a lista Pedidos de Compra, você pode selecionar o pedido desejado e visualizar o histórico de alterações realizadas nele, além disso, também é possível visualizar quem as fez.

Como arquivar um pedido de compra

Caso deseje, você pode arquivar um pedido de compra que esteja em andamento. Se você realizar essa ação, o pedido automaticamente sumirá do módulo financeiro. Porém, se o pedido for restaurado, o lançamento voltará a ser exibido como lançamento no módulo financeiro.

Como excluir um pedido de compra

Caso você tenha um pedido de compra cadastrado e você ver que não irá mais utilizá-lo, você pode excluí-lo facilmente. Você pode realizar essa ação quando, por exemplo: uma compra for devolvida ou o pedido for cancelado.

Para realizar esta ação, clique em cima do pedido desejado e, logo em seguida, clique nos três pontinhos localizados no topo direito da tela. Depois, basta clicar no botão excluir e pronto!

⚠ IMPORTANTE: se você excluir um pedido, você não terá acesso ao histórico do mesmo.

Prontinho! Agora você já conhece tudo que a funcionalidade Pedido de Compra te oferece para reduzir o trabalho manual e simplificar o processo de Compras da sua empresa.

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