Produtos e serviços são os pilares da sua clínica ou pet shop, impulsionando tanto as movimentações financeiras quanto o controle de estoque. Portanto, o cadastro desses elementos é uma etapa crítica para iniciar sua jornada com o SimplesVet.
Mas antes é importante saber que para ter acesso a esta função, o seu perfil deve ter permissão ao item de menu abaixo. Caso o menu não esteja aparecendo para você, solicite o acesso ao Gestor ou Proprietário da sua empresa:
Estoque e Serviços > Produtos e Serviços
Estoque e Serviços > Produtos e Serviços > Define se controla e altera validade do produto
Se você estiver interessado em aprender como cadastrar kits ou pacotes, temos materiais específicos disponíveis.
🎓 Esse artigo é a terceira lição do módulo Cadastros Iniciais do curso de Gerenciamento financeiro!
Widgets da tela
Ao acessar o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços , você encontrará widgets que indicam a situação dos seus produtos.
Estes são:
Com pendência fiscal: Se sua empresa estiver usando o módulo Fiscal ou NFC-e, este widget alertará sobre qualquer pendência de configuração fiscal em produtos ativos, que tenham o propósito de venda.
Com validade vencida: Produtos ativos com datas de validade cadastradas e expiradas serão destacados aqui.
Vencendo em até 60 dias: Produtos ativos com datas de validade cadastradas e que estão a até 60 dias de expirar serão exibidos neste widget.
Estes indicadores são valiosos para manter o controle sobre seus produtos e garantir que nenhum problema passe despercebido.
Como cadastrar novos produtos e serviços?
Para iniciar o cadastro dos produtos e serviços no SimplesVet é necessário acessar o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços e clicar no ícone abaixo:
Após clicar, será aberta uma tela no canto direito, para que possa avançar nas etapas e concluir os cadastros.
#1 - Dados básicos
No campo Tipo indique se está cadastrando um Produto ou Serviço. Se for produto, alguns campos importantes serão habilitados para preenchimento. Veja o que representa cada um deles:
Código de barras - Este é um dado opcional e pode ser encontrado na embalagem do item, porém, se você tem o Módulo Fiscal contratado, recomendamos que insira o código de barras para que a etapa fiscal seja preenchida automaticamente, para facilitar o processo.
💡 Dica: Utilize o leitor para realizar o cadastro do código de barras de forma simples e rápida. Bipe o código de barras do produto e pronto, o campo será preenchido rapidamente.
Nome do produto - nome de identificação do item;
Unidade de venda - trata-se da unidade de medida ao qual você vende o item, ex: KG, UN, ML, pacote, saco…
Marca - refere-se a marca do produto. Esta informação é opcional mas ajuda na sua gestão de estoque, por exemplo;
Grupo ao qual pertence - Os grupos de produtos servem para classificar e agrupar os seus produtos e serviços no sistema.
Caso deseje cadastrar um serviço, o cadastro é mais simplificado e alguns campos da tela de dados básicos não são habilitados, como código de barras e marca.
⚠️️ Importante: Ao selecionar um grupo que já tem outros subgrupos dentro dele, não será possível avançar nesse cadastro pois será reportada a seguinte mensagem de alerta.
Dessa forma, deverá selecionar outro grupo ou cadastrar um novo. Clique aqui e aprenda a realizar esse cadastro.
Caso deseje cadastrar um serviço, o cadastro é mais simplificado e alguns campos da tela de dados básicos não são habilitados, como código de barras e marca.
#2 - Custo e Preço
Nesta etapa, é o momento de definir além dos preços de custo e venda do produto ou serviço, informações relevantes que terão impacto também na operação de vendas.
Veja o que representa cada campo:
Propósito - Indique a finalidade do item
Apenas venda - significa que o produto é exclusivo para venda;
Apenas consumo interno - significa que o produto é utilizado exclusivamente para consumo interno (ex: materiais de limpeza, seringas utilizadas em procedimentos, etc);
Venda e consumo interno - significa que o produto é utilizado tanto para venda como para consumo interno
ℹ️ Produtos cadastrados para consumo interno não aparecem no PDV, bem como os campos de markup, preço de venda e informações fiscais não aparecerem para serem preenchidos. Neste cenário, você será direcionado para a última etapa do cadastro.
Custo de Aquisição - Deve ser inserido o custo de aquisição do produto. Se for cadastrado por XML, esse campo será preenchido conforme informações contidas na nota fiscal de Compra. Clique aqui e saiba mais sobre o custo de aquisição dos produtos importados por XML
Markup desejado - Deverá inserir o percentual de margem de lucro sobre o custo de aquisição, que irá compor o preço de venda. O sistema irá sugerir um preço de venda, baseado no Markup e preço de custo informados. Clique aqui e saiba mais sobre o Markup
Preço de venda - Este campo é de livre preenchimento, podendo ser preenchido com o valor sugerido pelo sistema ou qualquer outro valor de venda para o seu produto/serviço. Baseado no valor de venda cadastrado o sistema calcula o Markup real.
Exibe na lista de preço - Essa opção deverá ser marcada, caso deseje que o produto seja exibido na lista de preço. Lista de preços é um relatório que você consegue gerar pela própria tela de Produtos e serviços, clicando no ícone roxo de impressora.
Permite alterar preço na venda - essa opção deverá ser marcada se deseja permitir que o produto ou serviço possam ter seus preços alterados no momento da venda. Indicamos esse recurso somente para aqueles itens que não têm preço fixo e/ou variam conforme critérios da empresa.
#3 - Fiscal
Caso você tenha preenchido o código de barras do produto na etapa de Dados Básicos, você vai perceber que alguns campos já virão preenchidos automaticamente nessa etapa de Fiscal.
E caso eles não venham preenchidos, significa que não temos os dados fiscais do produto em nossa base, mas que em algum momento serão preenchidos e aí sim ficarão disponíveis.
Ao inserir o código de barras, o sistema busca automaticamente através dos XMLs das notas importadas da base nacional dos clientes do SimplesVet, a configuração padrão dos produtos.
Isso porque os produtos possuem o mesmo código de barras, e dessa forma, facilitamos o processo de cadastro dos dados fiscais dos itens para você.
Em relação ao campo Perfil tributário, analisamos a base do seu Estado, isso porque essa informação varia de estado para estado. E caso deseje entender mais sobre cada campo, clique aqui.
⚠️ Importante: Mesmo preenchendo essas informações automaticamente, recomendamos que analise junto a sua contabilidade os dados antes de avançar a próxima etapa.
E não se preocupe: cada seção pode ser editada caso necessário.
Se você ainda não tem o Fiscal contratado no SimplesVet, você também pode inserir os dados fiscais através do código de barras.
Isso facilitará a configuração futura, caso você contrate o módulo Fiscal. Nesse caso, a etapa aparecerá para você com a seguinte mensagem:
⚠️ Importante: As informações fiscais dos produtos são de caráter obrigatório para que consiga emitir as notas pelo sistema. Elas podem ser inseridas manualmente ou através da importação via XML das notas de Compras. Para saber mais como utilizar o XML para cadastrar atributos fiscais dos produtos, clique aqui.
E para saber mais sobre o campo de configuração fiscal dos serviços, clique aqui.
# 4 - Estoque e validade
Nessa etapa você informará se controla o estoque e a validade do produto. Caso deseje entender mais sobre o controle de validade dos produtos no SimplesVet, clique aqui.
#5 - Comissão
Nessa etapa, você irá informar se o produto/serviço é comissionado ou não, qual será a comissão padrão dos itens (percentual ou em valor) bem como definir sobre as comissões diferenciadas (se houver).
A etapa de comissão está indisponível no plano Petshop Básico.
ℹ️ Os produtos comissionados pelo tipo Valor, mesmo se forem aplicados descontos nos itens da venda, a comissão paga ao usuário será pelo valor que foi configurado no produto. Agora, caso o produto possua o pagamento de comissão em Percentual, o usuário receberá a comissão proporcional ao valor do item pago pelo cliente, na hora da venda (considerando possíveis descontos).
As comissões diferenciadas são quando existem funcionários que por algum motivo não devem receber o valor padrão de comissão do produto ou serviço.
É possível inserir mais de um funcionário com comissão diferenciada ou até mesmo definir funcionários que não recebem comissão pela venda do produto ou serviço, ainda que ele seja vinculado à venda.
Para indicar quais funcionários não recebem comissão pelo produto ou serviço, clique no botão Adicionar comissão diferenciada, selecione o nome e marque a opção Não.
#6 - Limite de desconto
Nessa etapa, você pode configurar o tipo de controle de desconto aplicado no produto no momento da venda
A etapa de limite de desconto está indisponível no plano Petshop Básico.
Clique aqui para conhecer as regras de cada tipo de desconto.
#7 - Áreas
Essa etapa é importante, pois você irá vincular os usuários de quais áreas poderão vender os produtos ou serviços. Apenas usuários vinculados às mesmas áreas dos produtos e/ou serviços conseguirão visualizar e vender eles no Ponto de Venda.
Após definir clique em Salvar.
💡 Dica: Se você costuma receber o arquivo XML das suas notas de compra, talvez seja interessante realizar o cadastro de uma outra forma. O SimplesVet permite que um produto seja cadastrado no momento do lançamento da compra, preenchendo boa parte dos campos do cadastro com as informações da nota. Mostramos o procedimento nesta lição.
Como filtrar por dados específicos?
Para aplicar filtros de busca de produtos e serviços cadastrados, acesse o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços e clique neste ícone.
Fazendo isso, será aberta uma telinha com as opções de filtro. Caso deseje filtros mais avançados, é só clicar em Mais opções de filtros e serão abertas opções avançadas.
Como gerar relatórios de todos os produtos e serviços
Para gerar relatório de todos os produtos e serviços cadastrados na sua base, acesse o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços e clique no ícone de impressora.
Conheça todas as opções destes relatórios:
Lista de preço - Lista com todos os produtos e serviços cadastrados para constarem nesta relação;
Inventário - Relatório geral de inventário (por preço de custo ou de venda);
Posição de estoque - A posição de estoque é um relatório que traz informações sobre a quantidade de estoque atual dos seus produtos e que, além disso, te dá sugestões de compra de acordo com a quantidade máxima e mínima de estoque de cada produto;
Produtos e serviços - Relatório em formato de planilha com todas as principais informações cadastradas do produto e/ou serviço;
Validade dos produtos - Relatório de validade de todos os produtos;
Informações fiscais - Relatório contendo as informações fiscais dos itens
Editar cadastros de produtos e serviços já existentes
Editar um produto ou serviço cadastrados no SimplesVet é super rápido, simples e fácil. E, dentro do menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços você pode realizar essa edição de dois jeitos: através da edição rápida por meio dos atalhos do teclado ou clicando sobre o produto ou serviço cadastrado.
💡 Dica: Para realizar a edição de forma rápida, basta pressionar no seu teclado a tecla CTRL caso você use um computador Windows ou a tecla command se o computador que você usa for MAC e clique em cima sobre o item que deseja editar.
Ao fazer isso, o sistema te mostrará a tela de edição, onde você poderá editar o produto ou serviço desejado.
Caso você prefira a edição mais longa, basta clicar sobre o item desejado. Feito isso, clique no produto ou serviço já cadastrado, você irá visualizar todas as informações separadas por quadros.
Para editá-las, clique no quadro desejado:
Nessa tela é possível editar a marca do produto, alterar o preço, estoque e/ou validade do produto, dentre outras opções. Esta última ação é recomendada quando se percebe que há divergência pontual no estoque de algum produto.
É importante saber que o SimplesVet não controla mais de duas validades diferentes, por isso, adotamos a metodologia PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai).
Isso significa que você sempre vai ter que inserir a validade dos produtos que estão mais próximos de vencer para que, somente depois do término desses produtos, você insira uma outra data de validade.
Para fazer ajuste pontual de estoque clique aqui e siga as nossas dicas. Agora se o que você precisa fazer é uma ação em massa, recomendo registrar o inventário.
Caso você possua o módulo fiscal ativo, se houver alguma pendência no cadastro das informações fiscais do produto/serviço é nesta tela que você conseguirá atualizar a informação
Importante lembrar que não será possível emitir nota fiscal para o item, enquanto houver pendência.
Relatório de um produto específico
Para gerar relatório individual do produto acesse o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços. Feito isso, clique no produto desejado e, em seguida, clique no ícone de impressora.
Veja o que representa cada opção:
Imprimir etiquetas
Este menu permite que você imprima etiquetas de preço para o produto. Caso deseje entender mais sobre a impressão de etiquetas clique aqui.
Histórico de validade
Este menu lhe mostra todas as validades que este produto já teve, assim saberá quando, por exemplo, um lote específico deste produto teve fim.
Relatório de movimentações
Lista todas as entradas e saídas deste produto, ele serve para tirar qualquer dúvida sobre o estoque atual.
Mais Ações do registro de um produto ou serviço
Acessando o menu Estoque e Serviços > Produtos e Serviços, dentro de cada registro de produto você também conta com mais ações do item.
Veja o que representa cada opção:
Cálculos da Análise de Estoque
Clicando neste botão você conseguirá ter detalhes dos cálculos relativos à análise de estoque do produto em questão, como a frequência de compra, o tempo médio para elaborar o pedido, tempo médio de entrega, consumo médio mensal e muito mais.
Histórico de alterações
Este menu vai listar as mudanças de cadastro pelas quais este produto ou serviço já passou.
Zerar estoque
Ao clicar nesta opção, você estará informando que deseja que o estoque do produto seja zerado. Nesse caso, recomendamos que preste atenção ao realizar essa ação. Mas, caso deseje prosseguir, clique aqui e saiba mais.
Arquivar (Antigo inativar)
Utilize esta opção quando desejar descontinuar a venda de um produto ou serviço que já teve registros de vendas, compras ou mesmo manipulação de estoque. Isso funcionará semelhante a uma exclusão, ou seja, ele não aparecerá mais para uso, no entanto, não irá eliminar nada do passado deste item.
💡 Dica: Quando desejar desarquivar o cadastro de algum item, siga este passo a passo.
Excluir
Muito cuidado com este botão, ele apaga o registro de forma irreversível. Este botão não poderá ser utilizado para itens que já tenham histórico de compra, venda ou ajustes de estoque, se for o caso, prefira Arquivar
ℹ️ Para realizar a exclusão/arquivamento de algum produto ou serviço vinculado a cadastro de pacotes ou kits, é necessário primeiro excluir/arquivar o pacote ou kit. Caso contrário, o sistema identifica que o item tem vínculo com algum pacote ou kit.
Prontinho! Agora você já conhece todas as funcionalidades disponíveis no sistema sobre os Produtos e Serviços e poderá utilizá-las da melhor forma na sua empresa.
O cadastro dos produtos e serviços é essencial para se ter um mínimo controle financeiro dentro do sistema, porém ainda são necessários mais alguns cadastros para deixar o SimplesVet pronto para sua rotina.
Na nossa #Lição 4# Cadastrando Fornecedores você aprenderá como realizar o cadastro de fornecedores em geral para poder atrelá-los aos seus lançamentos financeiros futuros.