Neste artigo, você saberá como utilizar os recursos desta tela e como lançar suas despesas para gerenciar e controlar suas contas a pagar, de forma fácil e prática!
Através do menu Financeiro > Contas a Pagar, você terá acesso à tela principal de Contas a Pagar e todas as suas funcionalidades.
Para ter acesso a esta função, o seu perfil deve ter permissão ao item de menu abaixo. Caso o menu não esteja aparecendo para você, solicite o acesso ao Gestor ou Proprietário da sua empresa:
Financeiro > Contas a Pagar
🎓 Esse artigo é a quarta lição do módulo Gerindo Contas à pagar e receber do curso de Gerenciamento financeiro!
Informações sobre a tela
Ainda nesta tela você pode selecionar um período de consulta para acessar as abas correspondentes às despesas. Os lançamentos podem ser classificados com os seguintes status:
Não pagos - contas vencidas + a vencer, de forma agrupada;
Vencidos - contas que já venceram e estão pendentes de serem baixadas no sistema (pagas);
A vencer - contas que ainda não venceram;
Pagos - contas baixadas (pagas)
Todos - todos as situações acima
Adicionar despesas
No SimplesVet, para lançar uma conta a pagar, é só clicar no ícone abaixo:
Será aberta uma tela para que possa lançar os dados básicos e concluir o lançamento. É possível registrar despesa com ou sem recorrência financeira, a seguir abordaremos as duas maneiras de fazer.
Despesa sem recorrência financeira
#1 - Preencha os dados básicos
ℹ️ Apenas os campos com asterisco " * " são de preenchimento obrigatório.
É possível preencher os seguintes dados:
Categoria - Selecione em qual classe esse lançamento se enquadra;
Fornecedor - É o agente que você irá pagar esse lançamento financeiro. Pode ser, por exemplo, o fornecedor de produtos, o funcionário que recebeu o salário e etc. Caso o mesmo ainda não esteja cadastrado, nesta parte você consegue cadastrá-lo;
Descrição - Aqui você identifica o lançamento. É importante que esta descrição seja de fácil compreensão para que cada lançamento seja identificado mais rapidamente no futuro;
Vencimento - Informe a data de provisão do lançamento, ou seja, a data limite para você pagar este lançamento;
Valor - Digite o valor correspondente a esse lançamento. Caso haja descontos ou acréscimos, você informará quando estiver registrando o pagamento;
Esse lançamento se repete? - Caso deseje lançar uma despesa sem recorrência financeira, basta marcar a opção não e avançar.
#2 - Preencha os dados complementares
É possível preencher os seguintes dados:
Competência - É a data em que o fato gerador da operação ou o evento ocorreu. Por padrão, esta tela segue a visualização por Regime de Caixa, mas, é possível acompanhar por Regime de Competência no financeiro e demonstrativo, por isso, é importante alimentar esta informação. Falamos mais sobre esse assunto neste conteúdo;
Documento - número que identifique o documento, nota fiscal, dentre outros
Observações - informações adicionais que deseje inserir;
Anexos - caso deseje anexar a fatura, nota fiscal, boleto e afins (formatos suportados PDF, PNG ou JPG)
#3 - Preencha os dados do pagamento
É possível preencher os seguintes dados:
Conta prevista para pagamento - Selecione de qual conta o valor sairá para pagar a despesa;
Forma de pagamento - Informe como esse lançamento será pago, ex: boleto, dinheiro e etc;
Registrar pagamento automaticamente na data de vencimento - Caso o lançamento esteja programado no banco ou esteja em débito automático, marque esta opção para que o sistema possa retirar o valor da conta, automaticamente, na data informada do vencimento.
Gerenciar contas é um recurso indisponível para quem está usando o plano piloto do SimplesVet para Petshops. Por isso, só irá aparecer a Conta Geral como opção.
Despesa com recorrência financeira
#1 - Preencha os dados básicos
ℹ️ Apenas os campos com asterisco " * " são de preenchimento obrigatório.
É possível preencher os seguintes dados:
Categoria - selecione em qual classe esse lançamento se enquadra;
Fornecedor - É o agente que irá pagar esse lançamento financeiro. Pode ser, por exemplo, o fornecedor de produtos, o funcionário que recebeu o salário e etc. Caso o mesmo ainda não esteja cadastrado, nesta parte você consegue cadastrá-lo;
Descrição - Aqui você identifica o lançamento. É importante que esta descrição seja de fácil compreensão para que cada lançamento seja identificado mais rapidamente no futuro;
Vencimento - Informe a data de provisão do lançamento, ou seja, a data limite para você pagar este lançamento;
Valor - Digite o valor correspondente a esse lançamento. Caso haja descontos ou acréscimos, você informará quando estiver registrando o pagamento;
Esse lançamento se repete? - Caso deseje lançar uma despesa com recorrência financeira, basta marcar a opção sim e avançar.
#2 - Preencha a recorrência
Nesta etapa você definirá como será a recorrência do registro.
Periodicidade - Este campo já vem preenchido conforme a recorrência informada no momento de cadastrar a categoria financeira. No entanto, se desejar, altere a recorrência do lançamento informando outro período ou removendo a repetição;
Prazo - Informe se a repetição será por tempo indeterminado ou se tem quantidade de parcelas para descriminar como será o parcelamento, em seguida.
#3 - Preencha os dados complementares
É possível preencher os seguintes dados:
Competência - É a data em que o fato gerador da operação ou o evento ocorreu. Por padrão, esta tela segue a visualização por Regime de Caixa, mas, é possível acompanhar por Regime de Competência no financeiro e demonstrativo, por isso, é importante alimentar esta informação. Falamos mais sobre esse assunto neste conteúdo;
Documento - número que identifique o documento, nota fiscal, dentre outros;
Observações - informações adicionais que deseje inserir;
Anexos - caso deseje anexar o PDF da fatura, nota fiscal, boleto e afins
#4 - Defina a regra de competência - disponível apenas para Beta
Caso você esteja utilizando alguma categoria financeira que ainda não teve a regra de competência configurada, aparecerá a tela acima te alertando e possibilitando que você configure-a por aqui mesmo, rápido e prático!
Caso precise de ajuda, clique aqui para seguir as nossas dicas e entenda qual regra mais adequada para aplicar.
#5 - Defina a forma de pagamento
Por fim, será possível preencher os seguintes dados:
Conta prevista para pagamento - Selecione de qual conta o valor sairá para pagar a despesa;
Forma de pagamento - Informe como esse lançamento será pago, ex: boleto, dinheiro e etc;
Registrar pagamento automaticamente na data de vencimento - Caso o lançamento esteja programado no banco ou esteja em débito automático, marque esta opção para que o sistema possa retirar o valor da conta, automaticamente, na data;
Gerenciar contas é um recurso indisponível para quem está usando o plano piloto do SimplesVet para Petshops. Por isso, só irá aparecer a Conta Geral como opção.
Edição de dados
Clicando na despesa já cadastrada, você irá visualizar toda as informações, separadas por etapas e poderá editar individualmente cada uma delas, clicando no ícone do lápis, em cada etapa:
Caso seja um lançamento integrado (compras ou comissão), você só conseguirá editar dados do pagamento e observações gerais.
Caso tenha uma despesa lançada que precisa tornar recorrente, você consegue editar para criar a recorrência, basta localizar a despesa desejada e clicar nesta opção:
Já se desejar editar recorrência em alguma despesa recorrente, você precisa localizar a mesma e poderá clicar nesta opção:
Será possível fazer as seguintes edições:
Baixar contas a pagar manualmente
Para as despesas que você optou em definir sem controle de pagamento automático, no dia do vencimento, será essencial fazer a baixa manual para garantir a boa gestão das contas a pagar, no SimplesVet.
O primeiro passo para baixar o lançamento é pesquisar o que deseja baixar. Para encontrá-lo mais rapidamente, você pode utilizar os filtros de pesquisa disponíveis na tela.
#1 - Localizar despesa
Após identificar o lançamento desejado, clique no mesmo e em seguida "registrar pagamento", como na imagem abaixo:
#2 - Registrar pagamento
Por fim, confira os dados do pagamento, lance juro, multa e/ou desconto se houver e salve.
Remover pagamento
Caso você precise corrigir alguma despesa que já esteja baixada, ou, tenha baixado o pagamento em alguma conta, de forma equivocada, é possível remover a baixa do pagamento. O primeiro passo para esta ação é localizar a despesa. Para encontrá-la mais rapidamente, você pode utilizar os filtros de pesquisa disponíveis na tela.
#1 - Localizar despesa
Após identificar a despesa desejada, clique na mesma e em seguida "remover pagamento", como na imagem abaixo:
#2 - Remover pagamento
Confirme que deseja remover o pagamento clicando na opção Sim.
Filtros
Além de lançar contas a pagar e baixar com pagamento, este módulo conta com filtros avançados para localizar a despesa mais facilmente. Para acessar os filtros clique na seguinte opção:
Os filtros permitem buscar por um fornecedor específico, por categoria, descrição, valor do lançamento, forma de pagamento e situação, tornando a busca de suas contas mais precisa e rápida.
Mais ações deste menu
É possível imprimir, exportar ou configurar a listagem da página inicial da tela de Contas a Pagar, clicando no ícone de 3 pontinhos da tela inicial:
Ao clicar em Configurar listagem, será aberta a tela onde é possível Exibir ou Ocultar campos, para isso, basta arrastar a opção para o local desejado:
Caso queira gerar relatórios, clique na opção imprimir ou exportar.
Mais ações do registro
Quando você clica no cadastro de uma conta a pagar, além das informações essenciais, há outras opções disponíveis:
Histórico de Alterações: Esta seção permite que você rastreie todas as modificações feitas no lançamento da conta a pagar. Você pode identificar quem fez as alterações e quais foram elas.
Excluir: Caso seja necessário remover uma conta a pagar, você pode utilizar este botão para exclusão. É importante notar que essa opção só é concluída se a conta tiver sido lançada através deste menu, caso contrário, essa ação deve ser feita no menu que originou a conta a pagar.
Prontinho! Agora você já conhece todas as funcionalidades disponíveis no sistema sobre Contas a Pagar e poderá utilizá-las da melhor forma na sua empresa. Siga para a próxima aula onde você vai aprender sobre como lançar receitas no financeiro. Até mais!